勤怠管理システム「kincone」、交通系ICカード連携など機能の充実に驚いた話
勤怠システム『kincone』をSlack連携で利用しています
弊社では、勤怠管理システム『kincone (キンコン)』を利用して、出勤・退勤の打刻、有給の申請などの勤怠管理を行っています。
『kincone』は打刻申請と交通費精算を行えるクラウド型のWebサービスです。特徴のひとつは、出勤・退勤の打刻方法が4種類、交通費の精算方法が3種類あり、勤務体制にあわせてサービスを利用できることです。
また、従業員一人あたり200円（最小で5名から利用可能）、初期費用0円、年払いの場合は5%割引と、料金設定もリーズナブルとなっています。
弊社の場合は、リモートワークを導入していることもあり、Slackというチャットアプリとの連携で出勤・退勤の打刻を行っています。例えば、指定のチャンネルで「おはようございます」「お疲れさまです」と特定の言葉を送信することで、kinconeにデータが登録される、といった具合です。
弊社はリモートワークを導入していることもあり、アプリ連携で打刻申請を行っています。
ほかには有給申請などの勤怠管理に利用している程度ですが、今回あらためて調べてみたところ、交通系ICカードとの連携など機能面の充実に驚いたので、かんたんにご紹介していきたいと思います。
『kincone』の打刻申請と交通費登録方法
前述したように、kinconeには4種類の打刻申請方法と、3種類の交通費登録方法があります。
打刻申請の方法
- ICカード読み取りで、打刻と交通費登録を同時に行う
- 『kincone』のモバイルアプリ画面から打刻する
- 『kincone』のブラウザ管理画面から打刻する
- チャットアプリと連携させて打刻する（Slack、Chatwork、LINE WORKS）
交通費の登録方法
- 交通系ICカード読み取りで登録する
- ブラウザ管理画面から登録する
- 外部サービス（モバイルSuica・モバイルPASMO） からデータを取り込んで登録する
カード読み取り用の機械が職場ごとに必要となるものの、交通系ICカードのデータを利用して出勤・退勤の申請と交通費の登録が同時にできるのは便利な機能だと思いました。
そのうえ、システムの管理画面から手動で操作や申請を行うことも、データをcsvで別ファイルとして出力することも、外部のアプリやサービスと連携して自動化や管理の効率化を進めることもできるので、融通性が高くてユーザー目線の 非常に使いやすいサービスという印象です。
外部アプリやサービスと連携ができる
まさに弊社が利用しているSlackアプリとの連携による出退勤の打刻申請もそうですが、他にもいろいろなサービスと連携して機能を拡充させることができます。
たとえば、
Office365 Outlookカレンダー、Googleカレンダー、サイボウズ「Garoon」などとスケジュール連携させることで、交通費登録の際に、訪問先や予定の情報を、自動で取得することができます。これにより入力の手間を省くことが可能です。
他にも、サイボウズ「Kintone」との連携で、統計やグラフ、カレンダーを作成し、シフト制の就業形態に活用したり、モバイルSuica・モバイルPASMOのデータを取り込んで交通費に登録したりできます。
クラウドならではの利点を最大活用し、「いかに効率よく勤怠・交通費管理を行うか」が追及されていることからも、そこがkinconeが推しているひとつのメリットであるようです。
勤怠管理としてほしい機能は過不足なく搭載
「勤怠管理のために基本あってほしい」と思うような機能に関してしっかりと完備されているのは 、目立ちはしませんが大切な部分ではありますのでうれしいポイントですね。
勤怠情報の修正や有休の申請などは、管理者の承認を経て正規の手続きに進むケースは多いと思いますが、このためのワークフローを設定し、通知の有無や、承認者の複数設定などを決めることができます。
就業形態も、固定時間勤務、裁量労働制、フレックスタイム、時短勤務と幅広く対応しており、休憩時間の自動設定も可能であるなど、設定できる内容は多岐に渡り、かゆいところに手が届くサービスと言えるのではないでしょうか。
また、2020年11月現在、日々機能のアップデートや追加が行われており、今後もユーザーにさらに役立つようなシステムとして成長していくという期待感もあります。
見やすく、操作がしやすく、わかりやすい
機能面でもあるとありがたいポイントを押さえている印象ですが、操作面でも「見やすさ・わかりやすさ」という部分への注力が感じられます。
勤怠の管理画面はシンプルで見やすいですし、各情報の統計がグラフでひと目でわかるようになっているなど、ストレスなく使いやすいサービスであることに十二分に配慮されているよう見受けられました。
kinconeの画面とは別の話にはなりますが、
例えば、公式サイトのFAQページなどはかなり充実していて、検索機能も使いやすく、各ページもシンプルで読みやすくなっています。
「どんな機能があるのか」「あの機能は搭載しているのか」「こんなときはどうしたらいいのか」といった簡単な疑問点であれば、 画面上の操作手順まで丁寧に解説してくれているので、 ここでほとんど解決できそうです。
細かい部分ではあるものの、こうしたところからも、ユーザー目線の配慮が行き届いたサービスなんだな、と感じることができます。
まとめ
以上、弊社の勤怠管理に使用しているクラウドサービス「kincone」のご紹介でした。
弊社はリモートワークを導入していることもあり、ICカードでタッチして打刻、、とはなりそうもないですが、勤務形態にかかわらず、あらゆるシチュエーションで使いでのあるサービスということは間違いなさそうです。
こちらのサービスは無料トライアルもありますので、勤怠管理や交通費精算の業務効率化を考えられている方には、ぜひ一度お試し頂ければと思います。
